Términos y Condiciones

1.1 Para asegurar la disponibilidad del servicio, el cliente deberá realizar una reserva previa y efectuar un anticipo correspondiente al cincuenta por ciento (50%) del valor total del servicio. El cliente puede abonar un porcentaje mayor si lo prefiere.

1.2 Ninguna fecha será considerada reservada sin el pago del anticipo correspondiente. Hasta que no se confirme el abono, la fecha permanece disponible para otros clientes.

1.3 El saldo restante deberá cancelarse el día del evento, antes del inicio del montaje. Sin saldo confirmado, el equipo no inicia el montaje.

1.4 Una vez realizado el pago, no se realizan devoluciones de dinero bajo ninguna circunstancia.

1.5 Métodos de pago aceptados: transferencia bancaria, Nequi, Bre-B y pago presencial con cita previa. Los datos bancarios son entregados por el equipo al momento de confirmar la reserva.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano · Ley 1480 de 2011.

2.1 La fecha, hora y lugar del evento serán acordados previamente y no podrán ser modificados unilateralmente por el cliente.

2.2 Toda solicitud de cambio estará sujeta a disponibilidad y aprobación de Picnic Art.

2.3 En caso de cancelación por parte del cliente, no habrá devolución del dinero abonado. El abono puede convertirse en una reprogramación.

2.4 Si el cliente solicita aplazamiento del evento, deberá informar con mínimo veinticuatro (24) horas de anticipación en horario laboral. La reprogramación solo aplica dentro del mismo mes calendario del evento original, sujeta a disponibilidad. Reagendamiento a un mes diferente se evalúa caso a caso con el equipo humano.

2.5 Las reprogramaciones podrán generar costos adicionales según el tipo de servicio contratado.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano.

La lluvia no cancela el evento automáticamente ni implica devolución. El cliente elige entre las siguientes opciones:

• AEsperar: el equipo puede esperar hasta tres (3) horas desde la hora reservada. Si escampa, el evento se realiza con el tiempo restante del bloque.
• BCambiar de lugar: trasladar la decoración a un sitio techado accesible para el cliente (su casa, familiar, restaurante aliado disponible), con costo adicional de transporte.
• CAlquilar carpa: Picnic Art puede gestionar una carpa con costo adicional definido en el catálogo de servicios, sujeta a disponibilidad.
• DReprogramar: si ninguna opción anterior es viable, se reagenda dentro del mismo mes conforme a la política de cancelaciones (sección 2).

3.1 El cliente decide con idealmente dos a tres horas de anticipación cuando el clima sea adverso.

3.2 En caso de tormenta eléctrica (rayos), Picnic Art no realiza el montaje por seguridad del equipo y los asistentes. Se ofrece reprogramación directa.

3.3 Picnic Art no se hace responsable por afectaciones derivadas de condiciones climáticas adversas.

Fundamento legal: Art. 664 Código Civil Colombiano.

4.1 Cuando el cliente seleccione el lugar del evento, será su responsabilidad garantizar que el espacio se encuentre limpio, despejado, autorizado, seguro y apto para la actividad.

4.2 Picnic Art no será responsable por problemas relacionados con acceso al lugar, permisos, seguridad, restricciones del sitio, condiciones del terreno, fallas eléctricas, restricciones de administración, ni incidentes ocurridos en espacios públicos o privados ajenos a la empresa.

4.3 En lugares públicos, Picnic Art no se hace responsable por pérdidas, robos, daños o incidentes de seguridad.

Fundamento legal: Art. 2341 Código Civil Colombiano.

5.1 El cliente contrata un servicio por un tiempo específico previamente acordado. Los paquetes de parejas tienen una duración de dos (2) horas de disfrute efectivo; los paquetes grupales, tres (3) horas.

5.2 El tiempo del evento empieza a correr desde la hora reservada, independientemente de la hora de llegada del cliente. Se solicita llegar quince (15) minutos antes de la hora pactada.

5.3 Si el cliente excede el tiempo contratado, se generará automáticamente un cobro adicional por horas extras según las tarifas vigentes, sujeto a disponibilidad operativa del personal.

5.4 El tiempo de montaje (≈1 hora antes) y desmontaje (≈30–50 min después) no hace parte del tiempo contratado para disfrute del cliente.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano.

6.1 El número de asistentes registrados al momento de la reserva no podrá ser modificado sin previa autorización de Picnic Art.

6.2 Toda persona adicional generará costos adicionales conforme a la tarifa vigente.

6.3 Picnic Art podrá negar el servicio o modificar el montaje si el número real de asistentes supera significativamente el número contratado.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano.

7.1 El cliente será responsable por cualquier daño, pérdida o deterioro ocasionado al mobiliario, decoración, vajilla, textiles, estructuras, equipos o cualquier elemento suministrado por Picnic Art.

7.2 En caso de daños, el cliente deberá asumir el costo total de reparación o reposición.

Fundamento legal: Art. 2341 Código Civil Colombiano.

8.1 Asistencia al evento: Picnic Art atiende eventos a partir de los trece (13) años, siempre que exista un adulto responsable presente en el evento.

8.2 Contratación del servicio: la persona que realiza la reserva y el pago debe ser mayor de dieciocho (18) años. Los menores de 18 no pueden suscribir contratos en Colombia (Art. 1503 C.C.); debe hacerlo su padre, madre o tutor legal.

8.3 Al realizar la reserva, el contratante adulto declara actuar en representación del menor y asumir la plena responsabilidad por el desarrollo del evento.

8.4 Fotografías de menores: cuando el evento es para un menor de 18 años, el adulto contratante debe indicar expresamente y por escrito si autoriza o no la publicación de fotografías o videos del menor en los canales de comunicación de Picnic Art (redes sociales, portafolio, sitio web). La omisión no se interpretará como autorización. Ver también sección 11.

8.5 Picnic Art no se hace responsable por servicios contratados sin la supervisión o autorización de un adulto responsable.

Fundamento legal: Ley 1098 de 2006 · Art. 1503 Código Civil · Ley 1581 de 2012 Art. 7.

9.1 Está prohibido el uso de pólvora convencional, explosivos o elementos pirotécnicos con sonidos fuertes durante el evento. La pólvora fría sí está permitida como adicional (máximo ocho unidades por evento).

9.2 Está prohibido modificar, pintar o pegar adhesivos a la decoración, el tepee, las mesas o los cojines de Picnic Art.

9.3 Picnic Art podrá cancelar inmediatamente el servicio si considera que existe riesgo para asistentes, trabajadores, mobiliario, terceros, animales o espacios públicos o privados.

Fundamento legal: Ley 1801 de 2016.

10.1 Toda reserva deberá quedar registrada por escrito mediante WhatsApp, correo electrónico o medio autorizado por la empresa.

10.2 Picnic Art no gestionará acuerdos exclusivamente mediante llamadas telefónicas, con el fin de garantizar soporte, trazabilidad y constancia de la información acordada.

10.3 Por política de ciberseguridad, Picnic Art no abre enlaces externos recibidos en conversación. Si el cliente necesita compartir un comprobante u otro documento, debe enviarlo como captura de pantalla o imagen directa.

10.4 El cliente deberá mantener disponibles los mensajes de confirmación y no activar la eliminación automática de mensajes durante el proceso de reserva y ejecución del servicio.

10.5 La empresa no se hace responsable por malentendidos derivados de información eliminada, incompleta o no verificable.

Fundamento legal: Ley 527 de 1999.

11.1 Fotos del equipo de Picnic Art: si algún miembro del equipo toma fotografías o videos durante el evento (montaje, decoración, desarrollo), ese material es propiedad de Picnic Art y puede usarse para portafolio, redes sociales (Instagram, TikTok, Facebook) y material publicitario.

11.2 Fotos del cliente: las fotografías tomadas por el cliente con su propio celular o cámara son de uso personal. Picnic Art no reclama derechos sobre ellas. El cliente puede publicarlas libremente.

11.3 Fotógrafos externos: el cliente puede contratar un fotógrafo o videógrafo profesional por su cuenta. Picnic Art no cobra cargo adicional por permitir este servicio en el espacio.

11.4 Cómo retirar la autorización: si el cliente no desea que las fotos del equipo se usen con fines comerciales, deberá informarlo por escrito antes o durante el evento vía WhatsApp o a picnicart.oficial@gmail.com. El equipo no usará ese material.

Fundamento legal: Ley 1581 de 2012 · Ley 1098 de 2006.

12.1 Picnic Art no provee bebidas alcohólicas. El cliente puede traer su propia bebida alcohólica en los lugares donde esté permitido (Parque Serankua, lugares propios del cliente), siempre que mantenga un consumo responsable.

12.2 El consumo de alcohol al punto de embriaguez o cualquier conducta inapropiada asociada puede dar lugar a la terminación del evento sin devolución (ver sección 14).

12.3 Picnic Art no se hace responsable por comportamientos, accidentes, daños o incidentes derivados del consumo de alcohol o sustancias psicoactivas por parte de los asistentes al evento.

Fundamento legal: Ley 1801 de 2016.

13.1 Se permite el ingreso de mascotas al evento en los lugares donde el establecimiento lo autorice. El equipo confirmará si el lugar elegido admite mascotas.

13.2 Reglas de convivencia obligatorias:

• ›Correa obligatoria en todo momento.
• ›Bozal obligatorio para razas grandes o de potencial riesgo (rottweiler, pit bull, doberman, bullmastiff, akita y similares).
• ›Recogida inmediata de desechos. El propietario es responsable de la limpieza del área.
• ›La mascota no puede acercarse a la mesa del picnic, los alimentos ni los utensilios del servicio.
• ›Máximo cuatro (4) mascotas por evento en condiciones estándar. Más de cuatro requiere evaluación previa del equipo.

13.3 El dueño o responsable de la mascota asumirá totalmente cualquier daño, accidente, lesión, pérdida o incidente ocasionado por el animal durante el desarrollo del evento.

13.4 Picnic Art no se hace responsable por el comportamiento, cuidado o supervisión de mascotas.

Fundamento legal: Art. 2353 Código Civil Colombiano.

14.1 Picnic Art se reserva el derecho de admisión y permanencia.

14.2 La empresa podrá negarse a prestar o continuar el servicio cuando existan agresiones verbales o físicas, condiciones inseguras, incumplimiento de estos términos, riesgos para el personal, daños intencionales, conductas inapropiadas o situaciones que afecten la integridad del evento.

14.3 En estos casos no habrá devolución de dinero.

Fundamento legal: Ley 1801 de 2016.

15.1 El montaje del evento comenzará aproximadamente una (1) hora antes de la hora contratada.

15.2 El desmontaje se realizará inmediatamente después de finalizar el tiempo contratado por el cliente (aproximadamente 30 a 50 minutos).

15.3 En caso de adquirir tiempo adicional, el desmontaje se realizará al finalizar el nuevo horario acordado.

15.4 El tiempo destinado al montaje y desmontaje no hace parte del tiempo contratado por el cliente para el disfrute del evento.

15.5 En la modalidad "Servicio en lugar propio", la decoración puede quedar hasta el día siguiente con costo adicional, siempre que el lugar tenga techo y condiciones de seguridad. Requiere contratación previa de este adicional.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano.

16.1 En Parque Serankua el cliente puede traer alimentos y bebidas adicionales sin cobro de descorche. En lugares aliados (restaurantes, hoteles), aplica la política del establecimiento; el cliente debe verificar con el equipo antes del evento.

16.2 Los alimentos y bebidas contratados con el paquete solo se consumen dentro del espacio reservado del picnic. No pueden distribuirse fuera del grupo de la reserva.

16.3 Si el cliente requiere ajustes de menú por restricciones alimentarias (vegetariano, vegano, alérgicos, etc.), debe informarlo con anticipación. Los cambios pueden tener costo adicional y requieren aprobación del equipo.

16.4 Picnic Art no provee bebidas alcohólicas ni servicio de entrega de comida a domicilio fuera del evento.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano.

17.1 El cliente puede traer globos, banners, flores adicionales, peluches y accesorios personales que complementen la decoración base, siempre que no impliquen fuego, pólvora convencional, sustancias tóxicas ni daño al equipo de Picnic Art.

17.2 Picnic Art puede reutilizar parte de la decoración en más de un evento por día. Si el cliente prefiere decoración 100% nueva, debe solicitarlo al equipo; puede tener costo adicional.

17.3 Música: Picnic Art presta un parlante (baffle) sujeto a disponibilidad; no se garantiza en la cotización inicial. El cliente puede llevar su propia música vía Bluetooth o contratar músico en vivo, DJ o mariachi por su cuenta. El volumen debe respetar las reglas del lugar.

17.4 Artistas o entretenimiento externo (recreacionistas, fotógrafos, DJ) pueden estar presentes sin cargo adicional de Picnic Art. El cliente gestiona y contrata estos servicios directamente.

Fundamento legal: Art. 1602 Código Civil Colombiano.

18.1 Los presentes términos y condiciones son informados al cliente antes de efectuar cualquier pago.

18.2 Al realizar el pago del anticipo o del servicio, el cliente declara expresamente que leyó, entendió, aceptó y se obliga a cumplir los presentes términos y condiciones.

18.3 La aceptación digital tendrá plena validez jurídica conforme a la legislación colombiana.

Fundamento legal: Ley 527 de 1999.